Pengertian
informasi, kebutuhan dan sumber
informasi bagi perusahaan
Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang
terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan
pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat
sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara
dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang
berbeda. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran,
pengalaman, atau instruksi.
Kebutuhan sistem informasi dari para spesialis teknis
dan professional tergantung pada sifat spesialisasinya. Tugas-tugas dari
research scientist tertentu, contohnya, membutuhkan sedikit dukungan dalam
penggunaan sistem informasi formal, sementara tugas dari research scientist
lainnya membutuhkan model-model komputer yang ektensif untuk memproses data dan
menyediakan hasil-hasil riset.
Dua generalisasi tentang kebutuhan sistem
informasi para spesialis teknis dan professional dapat dibuat. Pertama,
mereka biasanya membutuhkan data mentah, bukan data hasil rekapitulasi karena
spesialisasi mereka pada umumnya mencakup analisis yang mendetail; contohnya,
kurang tepat bagi corporate attorney untuk diberitahu bahwa 67 persen dari
semua kasus legal yang berhubungan dengan diskriminasi gender diselesaikan
dengan persetujuan penggugat, karena pengacara itu harus me-review hal-hal
detail dari kasus-kasus serupa yang dialami oleh perusahaan itu, bahkan itu
menjadi bahan alasisis dalam mengutarakan pendapat masing-masing.
Kedua, sistem informasi yang dibutuhkan oleh personil
teknis dan professional cenderung tergantung pada apakah aktivitas mereka
mencakup (1) cepat, time-critical (mepet), dan sering membuat keputusan
high-pressure berdasarkan pengetahuan dan keputusan sesuai spesialisasi dan
profesionalitas mereka; (2) hati-hati, metodis, atau analisis reflektif; atau
(3) aktivitas kreatif. Sistem informasi untuk para spesialis yang
tugas-tugasnya jatuh pada kategori pertama memungkinkan untuk menyediakan
sedikit elemen-elemen kritis dari informasi yang secara cepat diserap dan
dianalisis secara mentalitas. Para spesialis stock brokerage dan firma
perdagangan masa depan biasanya membutuhkan kenis informasi ini.
Biasanya dalam perbedaan lainnya adalah sistem
informasi untuk kategori para spesialis kedua. Contohnya, research scientist
perusahaan obat-obatan (drug) memimpin secara hati-hati dalam mengontrol
eksperimen-eksperimen yang membutuhkan analisis cermat dan metodis tentang menumpuknya
data-data yang mendetail, seperti data yang berkaitan dengan eksperimen
sebelumnya yang telah disempurnakan.
Sistem informasi yang dibutuhkan oleh para spesialis
yang terlibat dalam aktivitas kreatif biasanya harus menyediakan informasi yang
membantu menentukan latar belakang atau framework umum yang memberikan
inspirasi ide-ide baru. Informasi ini—contohnya, informasi tentang marketplace
atau informasi tentang produk-produk milik kompetitor—mungkin berasal dari luar
organisasi. Para perancang produk, contohnya, me-review fashions terbaru dalam
varietas produk-produk yang tidak berhubungan dengan produk-produk firma
mereka, dan mereka juga mengkaji design-design produk kompetitor. Sebuah sistem
informasi formal ektensif yang berdasarkan data dari dalam organisasi mungkin
hanya sedikit membantu tipe spesialis ini.
Dari penjelasan di atas,ada kaitannya dengan
penjelasan di bwah ini mengenai aktivitas managerial dalam mengumpulkan
informasi mendasar perusahaannya untuk mengembangkan managementperusahaan tersrbut.
- · Planning (perencanaan)
Menampilkan tipe-tipe umum dari aktivitas-aktivitas
yang dikerjakan oleh tiap level manajemen. Garis diagonal kira-kira menujukkan
bahwa tiap level manajemen bergantung pada masing-masing aktivitasnya. Dapat
dilihat, contohnya, bahwa perencanaan strategis dan jangka panjang lebih
ditugaskan kepada top management, walaupun lower-level management secara
sederhana terlibat dalam aktivitas ini.
Langkah
pertama perusahaan adalah menilai status terbarunya; langkah ini harus meliputi
evaluasi terhadap sumber-sumber yang ada untuk perusahaan dan sumber-sumber
dari lingkungan sekitar yang akan berpengaruh kepada perusahaan tersebut.
Sumber informasi utama perusahaan tentang status terbaru organisasi adalah
menyangkut operasional yang dimilikinya. Satu sumber penting adalah
rekapitulasi informasi transaksi-transaksi, mencakup laporan-laporan keuangan.
Informasi tentang status lingkungan sekitar perusahaan mungkin diterima secara
informal oleh para manager-nya atau mungkin sajikan oleh siste informasi formal
yang diorganisir untuk mengumpulkan informasi. Para pelanggan dan vendor
organisasi bisa juga menyediakan informasi perencanaan penting.
- · Review dan Evaluasi Menyeluruh (Kontrol Manajemen)
Kontrol manajemen (management control) mengatur perusahaan untuk memastikan bahwa
aktivitas-aktivitasnya tetap konsisten dengan tujuan-tujuan yang telah
ditentukan pada perencanaannya
Sebagian
informasi yang dibutuhkan untuk kontrol manajemen harus berasal dari luar perusahaan.
contohnya, produktivitas menyeluruh dari operasional harus dibandingkan dengan
produktivitas kompetitor atau dengan rata-rata industri (perusahaan sejenis
pada umumnya). Jika sistem informasi formal digunakan untuk mengumpulkan
informasi eksternal ini, maka sistem informasi secara khusus harus dirancang
untuk tujuan ini. Bahkan sebagian informasi dari dalam organisasi yang
dibutuhkan, harus disajikan oleh sistem informasi khusus yang sangat independen
dari sistem pemrosesan transaksi atau oleh laporan-laporan khusus yang memproses
data yang dibutuhkan secara rutin di dalam hal non-rutin.
- · Analisis Masalah Kritis (Critical-Problem Analysis)
Aktivitas manajemen umum lainnya adalah “crisis
management” (manajemen kritis) yang disebut juga “critical problems”
(permasalahan kritis).
Permasalahan khusus harus dianalisis di dalam hal
non-rutin, dan informasi terkait dengan permasalahan ini harus secara khusus
dikembangkan. Seringkali, banyak atau kebanyakan informasi dibutuhkan untuk
masalah khusus yang ada di dalam perusahaan, tetapi terpisah antar banyak file data dari beberapa sistem informasi
yang berbeda; informasi yang dibutuhkan harus diidentifikasi terlebih dahulu,
kemudian disimpan untuk digunakan lagi pada saat dibutuhkan (located and
retrieved), dan akhirnya distrukturisasi melalui pemrosesan bentuk yang sesuai,
semua mungkin menjadi tugas sangat besar dalam sebuah organisasi dengan ratusan
atau bahkan ribuan file data yang harus dicari untuk menemukan informasi yang
dibutuhkan.
Pengumpulan informasi dibutuhkan untuk permasalahan
khusus dapat difasilitasi oleh sistem informassi dengan struktur yang
membolehkan identifikasi dan retrieval informasi dengan cepat dari semua file
data perusahaan. Mencapai struktur ini merupakan
tantangan besar; teknologi basis data dapat menyediakan struktur sistem
informasi yang dibutuhkan seperti itu.
- · Aktivitas Leadership dan Ceremonial
Para senior manager meluangkan banyak waktu untuk
menjalankan aktivitas leadership dan ceremonial. Ini mencakup
aktivitas-aktivitas sosial di dalam dan di luar organisasi, pidato, dan
aktivitas civic (bersifat kewarganegaraan). Untuk beberapa hal ini, sebuah
sistem informasi tidak banyak berperan, dan untuk laporan-laporan rutin lainnya
sebuah sistem informasi akan menyajikan informasi yang dibutuhkan.
- · Supervisi Langsung
Aktivitas pertama yang didominasi oleh lower-level
managers. Aktivitas ini tidak menggunakan sistem informasi secara langsung
karena terdiri dari observasi personal karyawan. Aktivitas selanjutnya, review
detail tentang operasional, mungkin banyak menggunakan detail informasi dalam
laporan-laporan rutin yang disediakan oleh sistem informasi operasional
- · Kontrol Operasional (Operations Control)
Kontrol
operasional terdiri dari pengukuran efesiensi tugas individu yang disempurnakan
dan mengarahkan tindakan remedial untuk memperbaiki efesiensi ini sesuai
kebutuhan. Kontrol operasional menggunakan informasi detail daripada informasi
yang sangat singkat dari sistem informasi yang ada.
Contoh tentang kontrol operasional adalah kontrol
terhadap harga produksi sebuah komponen salah satu produk organisasi. Sistem
informasi cost accounting menyediakan “expected cost” [harga yang diharapkan] biasanya
diketahui sebagai “standard cost” [harga standar], yang memungkinkan didasarkan
pada perkiraan engineering atau pada pengalaman masa lalu. Sistem informasi
mengumpulkan harga-harga actual yang ada di dalam manufaktur komponen ini dan
pada akhirnya periode accounting (biasanya 1 bulan) melaporkan perbandingan
harga aktual dengan harga-harga yang diharapkan secara detail dan menghitung
variasi harga tiap jenis harga yang diharapkan. Dengan menganalisis variasi
ini, manager dapat melakukan tindakan korektif.
5 bentuk sumber yang dikelola oleh
seorang manajemen
- Manusia
Karna manusia berperan penting sebagai pengelolah
informasi dan pengatur dalam sebuah proses manajemen perusahaan dan menjadi
user bagi perusahaan.
- Material
Salah satu sumber produktifitas yang dikelola manajer
untuk menjadikan sebuah barang modal yang nantinya dapat di transaksikan untuk
dapat dinikmati orang lain
- Mesin
Sebuah alat untuk penyempurnaan proses dari mentah
yang diolah sehingga akan mendatangkan keuntungan dari hasil proses yang
dilakukan serta bisa membantu dalam kelancaran proses kegiatan dalam sebuah
perusahaan.
- Uang
Modal untuk dalam penunjang aktifitas dan
produktivitas dalam suatu proses manajemen perusahaan
- Informasi
Merupakan data data yang sangat penting untuk
mengelolah setiap data yang masuk sehingga dapat lebih mengembangkan manajemen
perusahaanya dan meminimalisir kesalahan.
Elemen Lingkungan yang dengan mudah dapat berhubungan dengan perusahaan
berbasis transmisi elektronik
- Internet
Dengan adanya Jaringan Internet, jangkauan perusahaan
menjadi luas sehingga mereka mengetahui tentang kondisi pasar modal sebelum
pemasaran, pengiriman barang dan pendistribusian barang dengan baik secara
mendunia
- Telepon / Handphone
Sebuah media kedua yang bisa digunakan untuk
memudahkan suatu perusahaan berhubungan dengan konsumen, dan juga dapat
digunakan untuk media informasi tentang pendistribusian barang pada perusahaan
tersebut.
- Faximille/Telegram
Sebuah alat yang dimiliki perusahaan untuk mengirimkan
atau menerima informasi terkait walaupun prosesnya terlampau lama setidaknya
bisa menggantikan proses pengolahan data informasi secara manual.
- Jaringan Komputer Kabel/Nirkabel
Jaringan komputer yang dapat digunakan secara optimal
disetiap perusahaan untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan lain, saling
berbagi informasi terkait produknya dan juga bisa digunakan untuk media
penghubung antara customer dan perusahaan agar mereka dapat mengenalkan dan
memberitahukan keunggulan produknya.
Daftar
Pustaka
