WEWENANG DAN DELEGASI
A.
Wewenang (authority)
Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang
merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam
suatu organisasi.
Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:
1.
Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang
diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari
tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi
dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi
perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2.
Teori penerimaan (acceptance theory
of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu
kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar
wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee)
bukan yang mempengaruhi (influencer).
Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver),
yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya
berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan
adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.
Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan
atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan
menyebabkan konflik dalam organisasi.
WEWENANG LINI DAN STAF
Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya
tujuan-tujuan perusahaan.
Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur
organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi
lini.
Ada dua tipe staf, yaitu:
- Staf pribadi (personal staf)
Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada
seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang
mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.
- Staf spesialis.
Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur
organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang
bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan
cabang yang berdiri sendiri.
B.
Delegasi
Adalah pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain untuk
melaksanakan kegiatan tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:
1.
Adalah proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu pada
orang-orang yang melapor kepadanya.
2.
Adalah pemberian otoritas atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk
melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh
atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien
karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas
organisasi.
Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:
1.
Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap
tugas sendiri
2.
Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
3.
Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih
penting
4.
Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan
Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the
big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu
mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga
untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu
didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana
terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang
efektif adalah:
1.
Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat
paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan
anggota organisasi untuk megetahui:
a.
kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b.
siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c.
kepada siapa dia bertanggungjawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian
wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan
untuk menghindari:
a.
gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya
b.
overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada
lebih dari satu orang
c.
splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih
dari satu-satuan organisasi
2.
Prinsip kesatuan perintah (unity of
command)
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan.
Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui
kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti.
Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat
menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya
tugas dari atasan lain.
3.
Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
a.
dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien
b.
masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya secara efektif
c.
akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang
Ada 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:
1.
Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan
tugas kepada bawahan.
2.
Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan
untuk mencapai ujuan atau tugas.
3.
Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban
atau tanggung jawab.
4.
Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang
dicapai.
Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
1.
Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan
tanggungjawab dari tingkatan manajer yang
tinggi
2.
Memberikan keputusan yang lebih baik
3.
Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan
4.
Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan
keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif
Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:
© Keengganan untuk
mendelegasikan wewenang
Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah:
a.
perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan
tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik
melaksanakan tugas.
b.
ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam
membuat perencanaan ke depan.
c.
ketidak percayaan kepada bawahan
d.
manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak
mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas
Untuk jangka pendek, ketiadaan keyakinan ini dapat dibenarkan bila bawahan
memang tidak memiliki pengetahuan dan keahlian. Untuk jangka panjang, tak ada
alasan untuk membenarkan kegagalan melatih bawahan.
© Keengganan untuk
menerima pendelegasian wewenang
Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah:
a.
perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan
resiko.
b.
bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.
c.
bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.
d.
bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan
bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
a.
kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan
tugas yang dilimpahkan.
b.
komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.
c.
meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan
dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka
beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah
bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan
satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis Allen
mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif:
1.
Tetapkan tujuan.
2.
Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.
3. Berikan motivasi kepada bawahan.
4.
Meminta penyelesaian
kerja.
5.
Berikan latihan.
6.
Adakan pengawasan yang
memadai
SUMBER : Hani, T. Handoko. 2003. Manajemen
Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Komaruddin. 1991. Asas-Asas Menejemen Produksi. Jakarta:
Bumi Aksara.
Stoner, James A. F. 1990. Manajemen Edisi Kedua (Revisi).
Jakarta: Erlangga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar